So beantworten Sie das Telefon professionell

Die Fähigkeiten eines Telefonprofis können Ihnen zum Erfolg in der Geschäftswelt verhelfen, unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen vertreten, Informationen für ein Finanzinstitut bereitstellen oder als erste Kommunikationslinie für ein großes Unternehmen fungieren. Eine professionelle Art des Telefonanrufbeantwortens in einer Geschäftskommunikation sorgt für klare Verhältnisse zwischen beiden Parteien. "Klare Kommunikation und effektives Zuhören sind die Grundpfeiler loyaler Beziehungen. Wenn Menschen die Person am anderen Ende des Telefons nicht sehen können, zeigt ihnen eine selbstbewusste und fähige Haltung, dass sie es mit einem Fachmann zu tun haben .

Zu befolgende Schritte: 1

Nehmen Sie sich Zeit, um den Hörer eines eingehenden Anrufs abzunehmen. Sie beeilen sich, den Anruf anzunehmen, wenn Sie nicht bereit sind, und teilen der Person am anderen Ende mit, dass Sie nicht bereit sind, den Anruf anzunehmen. Lassen Sie das Telefon ein- oder zweimal klingeln, bevor Sie es abheben, und atmen Sie tief durch, um sich auf den Anruf vorzubereiten.

2

Nennen Sie die Organisation, die Sie vertreten, und Ihren Namen. Dieser Moment ist wichtig, da er die grundlegendsten Informationen an die andere Partei überträgt und alle Zweifel daran beseitigt, ob es sich um die richtige Nummer handelt.

3

Hören Sie dem Anrufer genau zu. Warten Sie, bis Sie mit der Beantwortung fertig sind, und vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Fragen verstanden haben, bevor Sie antworten. Klären Sie alle Details der Fragen des Gesprächspartners, wenn Sie sich nicht sicher sind.

4

Sprechen Sie langsam, wenn Sie dem Anrufer antworten. Seien Sie zuversichtlich in Ihre Antworten. Wählen Sie Ihre Sprache sorgfältig aus, da Jargon oder unentschlossene Wörter den Anrufer an Ihrer Erfahrung zweifeln lassen können. Fragen Sie den Anrufer, ob die von Ihnen angegebenen Informationen verstanden wurden.

5

Fragen Sie vor dem Halten eines Anrufs um Erlaubnis. Danken Sie dem Anrufer für seine Geduld und sagen Sie ihm, wie lange er warten muss. Fordern Sie die Genehmigung für die Nachrichtenweiterleitung an oder suchen Sie nach einer Abfrage, da der Anrufer dann die Möglichkeit hat, online zu warten oder nicht.

6

Überprüfen Sie, ob der Anrufer die von Ihnen angegebenen Informationen verstanden hat. Überprüfen Sie wichtige Daten und Zeiten. Fragen Sie den Anrufer, ob dies hilfreich sein kann, bevor Sie den Anruf beenden. Vielen Dank an den Anrufer am Ende des Anrufs.

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Tipps
  • Es ist wichtig, Ablenkungen wie Musik und Essen zu vermeiden, sich auf den Anruf zu konzentrieren und die Antwort professionell zu geben.